L’archivage électronique de vos documents

archivage électroniqueLa sécurité des données informatiques est plus que jamais une préoccupation pour les chefs d’entreprise. Même sans être un acteur majeur du big data, toutes les sociétés et organisations produisent des données importantes pour leur fonctionnement ou leur protection juridique. Quand on sait, par exemple, que 17% des salariés quittant une entreprise le font en emportant des informations lui appartenant, il est préférable de se prémunir contre la perte, la fuite, ou l’altération des ses données.

 

Les solutions documentaires et leurs applications

Il existe plusieurs solutions professionnelles en fonction de vos priorités de sécurité et de la nature des documents. En effet, il existe un cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur conservation, en passant par leur gestion et leur diffusion. Selon l’étape dans laquelle il se trouve, les outils à utiliser pour sa gestion sont différents.

Le site https://www.archivage-numerique.fr présente cette « boîte à outils numériques » :

La numérisation : préalable à la dématérialisation de vos documents papiers, elle est à utiliser si vous souhaitez entamer cette démarche visant à vous affranchir des archives physiques.

La gestion documentaire: la GED est un outil qui concerne la gestion électronique des documents couramment utilisés au quotidien, qui peuvent être facilement modifiés et partagés. Sa fonction est de faciliter le flux documentaire et l’accès aux données, et non spécifiquement leur intégrité ou leur pérennité.

La sauvegarde de données: un service de back-up régulier des données, pour une sauvegarde simple, quotidienne ou hebdomadaire par exemple, sur un cloud sécurisé. Cela concerne les données d’utilisation courante.

La conservation de vos données sur le long terme

Le coffre-fort numérique: idéal pour conserver sur le long terme et sans altération ses documents, en conservant leur valeur probatoire (par exemple pour les documents avec une durée de conservation légale de 30 ans, les brevets ou les contrats). Il garantit l’intégrité et la pérennité des données. La priorité n’est pas ici de faciliter l’accès aux documents, mais bien leur sécurisation.

L’archivage numérique : Le SAE est un outil plus complet qui offre les mêmes avantages que le coffre-fort électronique, mais avec des fonctions de disponibilité, d’accessibilité et de migration de support supplémentaires. Plus souple dans son utilisation, il peut être personnalisé selon les besoins spécifiques de l’entreprise, et relié à un GED. Les documents RH sont typiquement les fichiers qu’on peut retrouver dans ce type de système.

Share Button
L’archivage électronique de vos documents